Préambule :
L’homme a toujours eu le souci de rationaliser ses procédures administratives et comptables, notamment s’agissant de l’enregistrement des échanges de biens et services, c’est-à-dire de l’enregistrement des factures, même si l’usage de ce terme n’est apparu que tardivement dans notre histoire.
Mais depuis quelques années, sous l’influence des entreprises et des experts-comptables qui les conseillent, cette marche du progrès s’est accélérée de façon fulgurante.
La vie d’une facture se traduit par 2 étapes
1ère étape le vendeur
Nous avons l’émission des factures, nos cabinets ont successivement connu : le facturier papier, la facture émise depuis un logiciel de traitement de texte ou d’un tableur, la facture émanant d’un logiciel de gestion commerciale, et enfin l’émission de factures électroniques. Ces évolutions ont été marquées par des changements de réglementations et par une hausse substantielle des besoins de nos clients en termes de suivi commercial (devis – bon de commande – facture – relance – règlement).
2ème étape l’acheteur
Le traitement des factures, nos cabinets ont connu : l’enregistrement manuscrit, l’enregistrement informatique manuel non automatisable, l’enregistrement informatique manuel semi-automatisable, des tentatives de délocalisation plus ou moins réussies de la saisie des factures dans des pays à bas coûts, puis, très récemment, le recours à des logiciels de lecture automatisée de documents (LAD).
Cette dernière avancée, celle des logiciels de LAD, a longtemps paru révolutionnaire. Elle permet en effet d’afficher, tous formats confondus, des taux de près de 80% de reconnaissance automatique !
Pourtant, notre intuition est que les logiciels de LAD vont à leur tour disparaître et seront très rapidement aussi obsolètes que les facturiers papier (1).
La vraie révolution qui vient, et qui va tout emporter, est celle de l’échange de donnée informatisé (EDI) qui, à travers l’usage d’un fichier XML signé, horodaté ayant une valeur probante irréfutable, va permettre d’atteindre comme jamais auparavant les objectifs de simplification, fiabilisation et automatisation des factures (2).
1) Les logiciels de lecture automatisée de document (LAD) constituent une innovation incrémentale en vérité modeste
1.1) Définitions.
La lecture automatique de documents (LAD) fonctionne généralement sur le schéma suivant :
– Le document à traiter est numérisé à l’aide d’un scanner,
– L’application LAD va alors lancer un module dit RAD ou reconnaissance automatique de documents.
La technologie de reconnaissance de document (RAD) consiste à reconnaître le type de document à traiter. Ainsi après avoir analysé la mise en page du document, l’emplacement d’images et d’encadrés, le module RAD compare ces données à des modèles issus de sa base afin de déterminer s’il s’agit d’un devis, d’une facture, d’une commande ou de tout autre objet.
Selon la nature de celui-ci, l’utilisateur pourra vouloir en extraire différentes informations. Dès lors l’application LAD lance un module OCR de reconnaissance optique des caractères. Ce module lit le document pour détecter les formes, puis les comparer à des bibliothèques de formes afin de trouver un caractère similaire.
Si des erreurs surviennent lors de la reconnaissance d’un caractère, l’OCR compare alors le mot entier au contenu de son dictionnaire intégré pour en déduire l’équivalence la plus proche et ainsi corriger le caractère mal lu. Aussi le texte pourra être segmenté selon l’information recherchée.
(Sources : http://www.gestion-electronique-documents.fr/0006/lecture-et-gestion-des-documents-lad-rad-ocr-icr.html)
1.2) Process, limites et coûts de traitement
Comme le montre ce schéma, le process LAD reste long, fastidieux et onéreux. Rappelons que statistiquement 20% des factures passent à travers. Ce process n’est pas entièrement automatisé, il n’apporte que peu de valeur ajoutée en termes de suivi commercial et il présente par ailleurs des failles importantes en termes de fiabilisation des factures.
2) L’arrivée de la facture électronique en format EDI est une innovation de rupture aux potentialités révolutionnaires
2.1) Définitions.
L’échange de données informatisé (EDI) est une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison…) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau (privatif) à valeur ajoutée (RVA). Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence (ex : Edifact).
(Sources : https://www.insee.fr/fr/metadonnees/definition/c1026)
Le RIC ou Relevé d’Identité Coffre est l’équivalent du RIB pour les coffres fort numériques, ce dernier permet de normer et de créer une interopérabilité entre toutes les solutions de coffres fort du marché.
Le RIC ne sera pas réservé aux entreprises, toute personne physique pourra en posséder un. Au lieu d’avoir de multiples espaces où se retrouvent nos factures (Amazon, cora, la fnac etcc…), nous pourrons en avoir un seul, centralisé, sur lequel se déverseront par exemple les factures de notre artisan ou de notre coiffeur avec des liens vers des moyens de paiement dématérialisés.
L’alliance entre un document EDI normé (un fichier XML) et un code d’identité pour les échanges entre émetteur et récepteur permet de constituer une chaine intégrée et extrêmement simple de gestion de la facture.
2.2) Process, aspects révolutionnaires et calendrier de mise en place
Les avantages de cette chaîne EDI-RIC sont très importants :
– Des gains financiers : réduction de l’utilisation de papier et des coûts de traitement des envois. Le coût d’une facture papier s’élève en moyenne à 26 €, alors que le coût d’une facture dématérialisée (entrante ou sortante) tourne autour de 5 € (source : prestataires),
– Un format normé et qui permet une interopérabilité avec toutes les solutions,
– Des gains de productivité : une solution de dématérialisation intégrée qui fait appel à un ou plusieurs tiers de confiance (pour l’envoi, la certification, et l’archivage) évite la mobilisation du personnel sur des tâches sans valeur ajoutée,
– L’archivage électronique de factures sous forme de fichier texte permet de retrouver simplement et rapidement une facture. Que cela soit sur la base d’un montant ou d’un libellé,
– La réduction des temps de recouvrement des factures du fait qu’il n’y a plus aucun de délai de transmission des documents,
– L’intégration possible avec des progiciels et logiciels de facturation,
– L’irréfutabilité des factures électroniques qui ont désormais une valeur probante (dans la mesure où la législation stricte qui les encadre est respectée).
S’agissant du calendrier, à la suite de l’ordonnance du 26 juin 2014, les entreprises sont obligées d’adresser au secteur public leurs factures uniquement par voie dématérialisée sur la plateforme Chorus pro. Les acteurs du secteur public sont dans l’obligation de les accepter.
Le calendrier de déploiement dépend de la taille de votre entreprise :
De plus, l’article 222 de la loi Macron du 6 août 2015 prévoit de généraliser à l’ensemble des entreprises l’obligation d’accepter des factures émises sous forme dématérialisée.
Un calendrier identique à celui prévu pour les factures à destination du secteur public va être mis en place.
Pour faire simple, au 1er janvier 2020, la facture papier commencera à disparaître au profit de la facture EDI. On peut penser qu’en 2025 la facture papier cessera d’exister.
Conclusion
On peut conclure de cet article que la disparition de la facture papier au profit de la facture EDI va être source de progrès considérables dans la simplification, l’automatisation et la fiabilisation de la gestion et du suivi des factures.
Cette révolution va sonner la fin des solutions de LAD au profit de gros HUB de factures EDI qui seront couplés à de nouvelles solutions de paiement intelligent.
Il ne faut pas oublier que la gestion d’une facture entièrement électronique, permettra une meilleure indexation et par conséquent un véritable gain de temps pour la retrouver et de place pour le stockage.
Demain, imaginez qu’en quelques clics vous pourrez retrouver une facture fournisseur datant de plus de 9 ans, sans mettre en panique votre comptable qui se voyait déjà passer sa journée dans la salle archive avec une lampe torche.
Article rédigé par Matthieu Colas, Vice-Président du Conseil de Surveillance, CHD Soissons.
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