Open-space, télétravail, ou coworking sont des réalités bien connues des français, ancrées dans le langage courant. Le desk sharing reste en revanche plus confidentiel. De nombreux français n’en ont encore jamais entendu parler. Il séduit pourtant de plus en plus d’entreprises. Comme toute pratique, il comporte son lot d’avantages et d’inconvénients.
Avantages du desk sharing
Le concept du desk sharing est simple : les salariés n’ont plus d’espaces de travail attitrés. Des emplacements sont mis à disposition sur plusieurs plateaux, et chacun s’installe où il le souhaite chaque matin.
Cela présente un avantage certain, pour les entreprises, en termes de coût de l’immobilier. On estime en effet qu’en moyenne, dans un système de travail classique, seul 60% des bureaux sont occupés). Le desk sharing permet ainsi de réduire et de rationaliser le nombre de bureaux.
Surtout, le desk sharing a vocation à favoriser l’esprit d’équipe, et la bonne circulation des informations. Puisque chacun peut côtoyer, chaque jour, des voisins différents, les salariés ont tendance à s’ouvrir davantage aux collègues autour. Cela permet une meilleure émulation, et simplifie les partages de compétences entre services.
En somme, le desk sharing encourage le travail collaboratif. Il permet également une communication plus directe entre managers et collaborateurs, puisque ceux-ci partagent les mêmes bureaux. Le responsable hiérarchique n’est plus isolé dans son bureau, dans sa tour d’ivoire, mais parmi ses collègues, où il participe à l’avancée des projets.
Dernier avantage du desk sharing, et non des moindres : l’impact écologique. Le desk sharing suppose un fonctionnement entièrement informatisé, et donc une limitation de l’usage du papier. La planète en est reconnaissante.
Inconvénients du desk sharing
Le desk sharing prend, presque nécessairement, le format open-space. Il en épouse donc les principaux inconvénients : la fatigue, le bruit, le stress, et la promiscuité qui encourage la transmission des maladies.
Rappelez-vous également ce collégien solitaire qui cherchait désespérément où s’asseoir à la cantine. Voilà ce que vivent tous les collaborateurs en desk sharing, chaque matin. L’absence de bureau fixe suppose de trouver une place où s’installer, ce qui peut générer du stress, et faire perdre un temps précieux.
La perte de temps est d’autant plus une question à étudier, si l’on se penche sur les déplacements des membres d’une même équipe, pour communiquer ensemble alors qu’ils ne sont pas forcément spatialement proches les uns des autres. Certains collaborateurs préfèreront ainsi limiter leurs contacts et leurs déplacements, au risque de s’isoler.
Enfin, ne pas disposer de son propre espace réservé, où placer ses effets personnels, est déstabilisant, c’est une véritable perte de repères, qui peut engendrer stress et fatigue. Pour ces différentes raisons, l’instauration du desk sharing dans votre entreprise ne doit pas se décider sur un coup de tête, mais être mûrie, et se faire dans de bonnes conditions.
Comment réussir votre passage au desk sharing ?
Pour une transition réussie, certaines bonnes pratiques permettent de limiter au maximum les inconvénients mentionnés ci-dessus.
1. Limiter le nombre de personnes sur chaque plateau. A partir de 10, le niveau sonore est tel que cela limite les interactions et génère de la fatigue.
2. Prendre le temps d’évaluer avec précision le taux d’occupation en prenant en compte les congés, les RTT, le recours au télétravail, ou encore la saisonnalité. Cette anticipation est indispensable pour éviter les embouteillages.
3. S’appuyer sur les outils technologiques : ordinateurs portables, bonne connexion wifi, centralisation de tous les documents sur le réseau ou sur une plateforme collaborative.
4. Préparer les managers, en amont, à un changement d’état d’esprit et de mode de management.
5. Fournir une étagère, un caisson ou une petite armoire, pour permettre un minimum de stockage personnel, à l’image des casiers dans certains collèges et lycées. L’être humain a besoin de disposer d’un espace à soi, avec ses affaires.
6. Définir un certain nombre de règles de vie en commun, afin d’éviter que quelqu’un laisse traîner ses affaires, ou s’attribue durablement les espaces de travail privatifs.
En somme, le desk sharing est un état d’esprit. Une pratique très développée chez nos voisins européens mais qui peine à percer en France. Elle a pourtant déjà fait des émules chez certaines grandes entreprises ; Axa, BNP Paribas, Bouygues, ou encore la SNCF l’ont ainsi adopté. Pourquoi pas vous ?
Les bonnes pratiques pour réussir votre passage au desk-sharing :
Limiter le nombre de personnes par plateau
Evaluer précisément le taux d’occupation
S’appuyer sur les outils technologiques
Préparer les managers en amont
Fournir des petits espaces de stockage privatifs
Définir les règles de vie en commun.
