Vous souhaitez améliorer la gestion globale de votre entreprise ? Avez-vous pensé à utiliser un ERP ? Un ERP (Entreprise Resource Planning) sera en effet votre allié pour améliorer l’optimisation de vos coûts et ressources.
Sa mise en place, bien sûr, ne doit pas s’improviser pour autant. Voici toutes les clefs pour réussir le déploiement de votre ERP.
Les 4 grandes phases du déploiement de votre ERP
Tout projet d’ERP peut se scinder en quatre phases essentielles, pour que le déploiement se passe dans de bonnes conditions :
Analyse des besoins
Face à votre projet d’ERP, ne vous lancez pas bille en tête. Prenez au contraire le temps d’analyse le conditionnement actuel de votre entreprise. Quels sont vos processus existants, quels sont les flux d’information qui circulent au sein de votre entreprise. Fonction par fonction quels sont les besoins actuels, quels sont les attentes.
La recherche d’une réponse à ces besoins
Pour choisir le prestataire qui réponde à vos exigences, creusez plusieurs sources. Effectuez une recherche approfondie des différentes offres existantes, directement sur internet. N’hésitez pas à éplucher les magazines de presse spécialisés. Enfin, appuyez-vous sur le bouche-à-oreille : vos collaborateurs, partenaires, fournisseurs, et clients ont sans doute des informations ou des retours d’expérience à vous apporter.
L’installation
Votre décision est prise. Vous avez trouvé le partenaire avec lequel vous souhaitez travailler. Vient maintenant le temps de l’installation. Cela concerne, bien sûr, l’implantation technique du logiciel dans votre entreprise. Mais pas uniquement. Celui-ci doit être paramétré et personnalisé pour répondre au mieux à vos besoins.
Le recettage
Parfois oubliée ou expédiée, la phase de recette est essentielle. Il s’agit du moment où vous vérifiez le bon fonctionnement du logiciel. Vous repérez et listez tous les éventuels bugs. Surtout, le recettage vous permet de vous assurer que la solution répond bien à votre cahier des charges initial.
Soignez le déroulement du déploiement en interne
A chaque étape de votre projet d’ERP, la communication en interne est une composante essentielle. Il ne saurait être question de faire cavalier seul. Impliquez vos collaborateurs dans le processus. Informez-les des avancées du projet. Présentez-leur dès que possible le prestataire et la solution retenue.
Ne faites pas l’erreur de sous-estimer la résistance au changement de vos collaborateurs : la seule façon de faciliter la transition reste d’impliquer les utilisateurs finaux dès le départ. Ce projet doit être le leur autant que le vôtre, autrement cela ne fonctionnera pas.
Et cela commence dès la phase d’analyse des besoins : interrogez vos collaborateurs sur les difficultés qu’ils rencontrent au quotidien, et tenez-en compte dans la définition du cahier des charges.
Bien sûr, il vous sera sans doute difficile de rallier tout le monde derrière vous. Pour que tous apprennent à avoir confiance dans votre nouveau logiciel ERP, une seule solution : la formation !
Votre ERP est déployé, place à la formation !
Si les parties prenantes du projet ont tous eu l’occasion d’appréhender le nouveau logiciel, ce n’est pas le cas des autres membres de votre entreprise. Il est donc essentiel, en lien direct avec le prestataire, de former tous vos collaborateurs à son utilisation.
Organisez pour cela plusieurs sessions de formation, émaillées de temps de pause et d’échange. L’essentiel de la formation devra être assuré par le prestataire, expert sur le sujet. Dans un second temps, et pour les nouveaux collaborateurs qui rejoindront votre entreprise, vous pourrez vous appuyer sur les utilisateurs les plus aguerris.
En allant pas à pas, avec une véritable réflexion stratégique, et en emportant l’adhésion de la majorité des salariés, le déploiement de votre ERP se déroulera sans encombre. Mieux vaut prendre votre temps, et ne rien brusquer : le choix d’un ERP ne se fait pas à la légère, et engage votre entreprise pour de longues années.
