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Facturation électronique : contrainte ou opportunité ? - Groupe CHD

Le blog du Groupe CHD

Facturation électronique : contrainte ou opportunité ?

À compter du 1er janvier 2020, en application de l’ordonnance du 26 juin 2014 et de la loi Macron du 6 août 2015, il sera obligatoire pour toutes les structures privées comme publiques, d’accepter la réception de factures électroniques.

Quelles sont alors les règles et obligations qui s'imposent ? La facturation électronique peut-elle être une opportunité pour les entreprises ?

Facturation électronique : quelles sont les règles et obligations

Pour qu’une facture électronique soit valable, elle doit impérativement respecter trois grandes conditions. Il faut qu’elle soit à la fois authentique, lisible, et que l’on puisse garantir l’intégrité du contenu. Cela impose de passer par des outils ou méthodes tels que :

  • L'utilisation d’un logiciel de signature électronique
  • Le passage par un EDI (Electronic Data Interchange, ou échange de données informatisé, en français).

Par ailleurs, les mentions qui étaient obligatoires sur les factures papiers le restent pour les factures électroniques. Doivent ainsi, entre autres, impérativement figurer :

  • L'identité des deux sociétés contractantes
  • La date d’édition de la facture
  • Le numéro de la facture
  • Les réductions de prix éventuelles
  • Les taux de TVA applicables
  • Les montants totaux HT, TTC, et de la TVA

… et d’autres encore.

Enfin, à l’image des factures au format papier, les factures électroniques devront être conservées : sur un support informatique pour une durée minimale de trois ans, puis trois années supplémentaires sur quelque format que ce soit.

La facturation électronique : une opportunité pour votre entreprise ?

Si la facturation électronique obligatoire peut être considérée comme une corvée pour les entreprises, elle recèle néanmoins de réelles opportunités.

A titre d'exemple, une étude menée par Forrester montre en effet que le passage à un système de signature électronique fait gagner de l'argent mais aussi du temps aux entreprises.

Gain de temps substantiel

2,2 heures par contrat. C'est le temps que le simple usage d'un système de signature électronique permet d'économiser. 2,2 heures sauvées et utilisées à d'autres fins : un gain de productivité loin d'être anodin. De même, la facturation électronique fait l'économie d'un temps considérable passé en archivage des factures papiers.

Optimisation des coûts

La facture papier paraît à bien des égards plus simples, ancrée dans les mœurs, et indolore. Ce sont pourtant de nombreuses charges qui disparaissent avec la facturation électronique. Finis les frais d'impression, d'affranchissement, d'envoi mais aussi de stockage des factures.

Le passage au tout électronique favorise également la traçabilité des documents et des opérations. L'ensemble des échanges étant transparents, les frais juridiques et éventuelles pénalités liées aux litiges s'en trouvent considérablement réduits.

Bonus en matière de relations clients

Pour les clients aussi, les factures électroniques présentent de véritables avantages.

Ainsi, lorsqu'une entreprise lance un extranet accessible à ses clients, ceux-ci peuvent y accéder et consulter ou télécharger leurs factures à tout moment.

Plus généralement, ne plus attendre des jours pour recevoir une facture papier, mais y accéder immédiatement est un réel plus au niveau de l'expérience client.