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Archivage des documents comptables : que faut-il conserver ?

Archivage des dossiers par les cabinets d’expertise comptable

Quels documents conserver à la fin de la mission ?

En l’absence de réglementation propre à la profession, c’est le droit commun qui fournit les réponses.

En vertu du contrat qui lie l’expert-comptable (EC) à son client, l’EC doit restituer tous les documents reçus de ses clients et/ou créés pour eux, sauf à mettre en œuvre sur les documents créés le droit de rétention faute de paiement des honoraires par le client. La question de l’archivage des dossiers de travail ne se pose donc que pour les documents de travail de l’EC.

La conservation est primordiale pour se ménager des moyens de preuves en cas de litige avec un client et se révèlent aussi utiles lors des contrôles qualité.

L’écrit sous forme électronique est désormais accepté au même titre que l’écrit sous forme papier sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. En dehors de ces exigences, les conditions de conservation sont identiques quelque soit le support utilisé.

Combien de temps  conserver ces documents ? 

La durée de conservation est en principe calquée sur la durée de prescription extinctive, au-delà duquel le client ne peut plus agir contre son client, soit depuis la loi n°2008-561 du 27 juin 2008, 5 ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer. Le point de départ est donc glissant. Fort heureusement, il existe un délai butoir de 20 ans fixé par l’article 2232 du code civil.

Il faut tenir compte du délai de prescription particulier lié au redressement fiscal du client de 3 ans qui peut être prolongé de 7 ans en l’absence de dépôt des déclarations dans les délais.

Sur le plan pénal, l’action publique des délits se prescrit par 6 années révolues à compter du jour où l’infraction a été commise ou, le jour de son apparition pour l’infraction occulte ou dissimulée. Le délai butoir existe comme en matière civile mais il est limité à 12 ans.

Enfin, les textes de la profession d’EC ne font pas état d’une prescription en matière d’action disciplinaire contrairement aux autres professions réglementées.

En conclusion, la prudence impose de conserver les documents au-delà de 5 ans après la fin de mission, dans la limite du délai butoir de 20 ans pour la prescription civile.

 

Article paru dans le magazine de l’ordre des experts-comptables « SCI 366 OCTOBRE 2017 » synthétisé par Franck BIADASIEWICZ, associé CHD Soissons.

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